営業事務って・・・もはや事務職の領域をはるかに超えている・・・！
営業事務という職種についた時そう感じました。

とにかくいろんなところからの板挟みで知らず知らずのうちにストレスを溜め込んでしまっているケースが多いですよね。
それと同時に会社にとっても非常に重要な役割を担っているのも営業事務です。

知らず知らずのうちに溜まっていったストレスで、ある日プツンと糸が切れて働き続けることができなくなったら。
小さな部署であれば会社存続の危機です。

営業事務職のストレスは早め早めに対策を打つ必要があります。

営業事務という仕事

営業担当と二人三脚で、営業が外回りをしている間もオフィスでお客様や取引先と電話・メール対応をしているのが営業事務です。

一般事務ではルーティンワークが多く含まれることも多いですが、営業事務というと一般的に異なります。

納期の調整や見積もり書、プレゼン資料作成など、事務職でありながら責任の重い仕事も任されることが多いです。
正確性とスピードを同時に求められつつ、営業担当者の様々な面でのサポートが必要なので、マルチタスク能力やコミュニケーション能力も求められます。

営業事務が合ってる人ほど知らず知らずのうちにストレスを溜めてします危険さ

営業事務が合う人とは、例えばこんな人：

・コミュニケーションが正確
・人のお世話が好き、サポートすることに喜びを感じられる
・マルチタスクとスピードを実現できる人

このように営業事務に合った人はどんどん仕事をこなすことができて、お客様からも厚い信頼を寄せられます。

そうすることでお客様も営業担当者に言うよりあなたに言った方がさっさとやってくれて早いし助かる。
とより頼られることになり、よりタスクが増えて行きます。

そこに喜びを感じつつも、自分でも気がつかないうちに抱え込みすぎた仕事にプレッシャーを感じて壊れてしまう人も多いのです。

営業事務がストレスをためやすい理由4つ

では、営業事務がストレスをためやすい理由はなんなのでしょう？

営業からのプレッシャー

営業担当者は営業担当者で、１日のほとんどをお客様まわりで外出で過ごしています。
その訪問の中でお客様からの要望やクレームを受け営業事務担当者へ色々な業務を依頼してくるわけですが、そのタスクが膨れ上がってくることがプレッシャーとなります。

また、１日外回りをしている営業担当者から営業事務の１日が見えづらく、いろいろな業務を抱えて順番にさばいているのにもかかわらず、「早くしてくれ」などと言われるとさらにプレッシャーです。

電話、メール、顔の見えない客対応に疲れ果てる

営業事務は、基本的に内勤です。

１日のほとんどを事務所でのメールや電話対応、書類作成などで過ごします。
もちろん社内での対面したやりとりもありますが、お客からの電話がなればそれが最優先。

１日中ずっとメールや電話でのコミュニケーションに追われ続けるという状況にストレスを感じる人も少なくありません。
それも、ただ穏やかな内容だけではありません。

重たいクレームが発生した時なども最後の最後まで出来る限り自分で対応せねばなりません。

事務職とはいえ責任の重い実務内容

私も以前に勤めていた会社で1人で残業中に行った納期調整でミスをおかし多額の損失を出したことがあります。
それはそれは毎日眠れない日々でした。

営業事務は、お客様からしたら最重要事項である「納期」の調整まで任されることが多いのです。
そのほかにも、お金が絡む見積もり書も、とても慎重に作成しなければ後々に大きなトラブルになりかねません。

そういった、気持ちが張り詰めるような業務が多いのもストレスにつながる要因です。

営業からの事務職を見下した態度

あってはならないのですが、偉そうな営業担当者に当たってしまったら最悪です。
もうその人と組むことそのものがストレスです。

営業事務を、「事務職はいいよな、ずっと内勤で楽だよな」と蔑んだり。
もはやハラスメントですよね。

相手の仕事の状況も考えずさっさとやれと急かしてばかりだったり、数字を挙げているのは自分の営業あってこそ、と常に偉そうな態度で接してきたり。

人間誰でも、この人合わないなってのは居ますよね。

そんな人とペアを組んで二人三脚でってなると、営業と営業事務との関係は非常に強いつながりが必要なチームですので、全てがストレスになってしまいます。

ストレス解消法を早めに打ち出しておくことが重要

最初に述べたように、できる営業事務は営業担当者よりもお客様の心を掴むのが上手な人も少なくありません。
いったことをしてくれるだけではなく、かゆいところに手が届く人が自分の担当者だったら嬉しいですよね？

その営業事務の担当者がうまくストレスを逃していればいいのですが、そうでなかったとして突然居なくなってしまったら会社にとっては大打撃です。

もしかしたら、その営業事務の担当者じゃなくなるんだったら取引やめます！って言われる可能性もなきにしもあらず・・・。

営業事務担当者自身が、周りが、うまくケアすることが重要です。

営業事務担当者自身ができること

・明日できることは明日にして残業は極力せずさっさと帰る
・昼休みはデスクから離れる
・トイレは絶対に行く
・自分でできることも営業担当者へ頼る勇気を持つ
・とにかく愚痴られる社外の人(ここ重要)を見つける
・たまにがっつり休暇を取る

トイレに行くとか、昼休みにはデスクを離れるとか・・・は？そんなの誰でも出来るよって思いますよね。
しかし、忙しさを極めてそれが日常となり慣れてしますと、しっかり意識しないとついつい後回しにしてしまうのです。

そして最後の「たまにがっつり休暇を取る」。

これは会社の風土によっては難しいことかもしれません。
１〜２日でもいいです、リフレッシュのためにはもちろんのことです。

そして、きっと営業事務担当者が不在のその数日間、タッグを組んでる営業担当者はてんやわんやに違いありません。

ちょっと意地悪な感じもしますが、もしも営業からの強いプレッシャーにストレスを感じたりイライラしたりしたらささっと数日休んでやってみてください。

周り、会社、上司ができること

ただ定時上がりを推奨するだけでなく実現可能な定時上がりの制度を作る

・定時になったらPC含む電気を全て落とす
・上司の立場から帰宅するよう命じる
・ストレスマネジメントやメンタルヘルス研修などを取り入れる
・営業と営業事務の一対一の密な関係を放ったらかしにせず、時折第三者がきちんと介入する
・たまに担当者替え、配置替えなどを行うことで非常時のフォローに備える
・たまには客先訪問に同行させるなど、電話・メールだけのコミュニケーションだけをさせない

仕事をする上で同じ会社の仲間と仕事をしているのにちょっとしたコミュニケーション不足で大事な人材にストレスが溜まってしまっては辛いですよね。

各種研修を活用すれば、研修を通して互理解が進めば、職種の違う者同士でもお互いに尊重しあえる関係を築くきっかけにもなるのではないでしょうか。

管理職という立場からも、営業担当者と営業事務担当者の関係性を観察しながら、必要に応じて面談するのも良いですね。

まとめ

営業事務という職種のストレスについてお伝えしてきましたがいかがでしたでしょうか。

事務職とはいえとてもハードでありながら、一般事務とは違ったやりがいを感じられる職種だと思います。

会社の業績に直結する役割を担う営業担当をサポートし、二人三脚で動いて行く立場ですから、会社からとっても優秀な人材が欲しく、また定着している写真は大切にして行きたい者です。

よく気が利いて、たくさんのタスクをこなしている営業事務担当者であっても、スーパーマンではありません。
いつか心が壊れてしまうかもしれません。

毎日忙しくて大変だけどとても充実していると感じている営業事務担当者自身も、たまに立ち止まって意識的にリフレッシュしてください。
よく出来る部下を持ったと安心している管理職も、優秀な人材ほど、ストレスケアしてあげることが大切です。