そんな経験をしたことはありませんか？

巷では、新人は絶対メモを取るべき派と、メモを取らせる上司は不能派の二極化しています。
果たしてそれだけの問題でしょうか？

メモを取ることの真意と、仕事を教える上でのメモの役目について話したいと思います。

なんのためにメモを取るべきと考える？

「新入社員が何度言ってもメモを取らない」

と苛立ちを覚えているあなたは、なぜ新人はメモを取るべきだと思いますか？

私一生懸命ですってアピールの為、メモを取る姿をみると教える側として気分が良いからですか？

だとしたら、間違っています。
その考えをまずやめてください。

新入社員を教育しているということは、仕事を教えているはずで最大の願いは、早く仕事を覚えて独り立ちしてほしい。

そのために、本当にメモを取るのが必要なのかを考えてみてください。
仮に、もともとメモを取るべきでないという考えの持ち主の新入社員に「メモを取りなさい！」と言ってメモを取らせたとします。

でもその新入社員はそもそもメモに必要性を感じていないので、取ったメモをどう活かせばいいのかわかりません。

教育係りとしても、メモを取らない新人にメモを取らせることに成功したとこでそのメモの活かし方まで教えるところまでが任務です。

メモを取らない新入社員にイライラしたら一度振り返り、なんのために目も取らせるんだっけ？と考えてみてください。

仕事の覚え方は人それぞれ

最終の目的、目標はその新入社員がしっかり仕事を覚えてこなせる様になり、独り立ちすることがゴールです。

そのゴールを達成するためにはこれから新入社員と二人三脚で歩んでいかなければなりません。

例えば、学生時代英単語ってどう覚えましたか？
声に出して覚える人もいれば、ひたすら書いて覚える人もいれば、単語帳を作って覚える人もいました。

もしかしたら、仕事に関しても覚え方は人それぞれかもしれない。

例えばメモを取っていたら話に集中できないから話を聞いている間はメモを取らずに集中したい新入社員もいる。

そのあと、メモを取る時間が欲しい、など彼らにも彼らなりにやりたい方法があるかもしれません。

個人がしっかり自分を主張する世代

自分が学生時代の頃や社会人になりたての頃と比べると大きく違いを感じる点です。
現在30台半ばの私は、上司・先輩のいうことは絶対的でした。

しかし、最近の新入社員の世代は、上の人間がどう言おうと自分のやりたいこと、言いたいこと、自由に選んでいる気がしませんか？
長いものに巻かれているより自分を主張する力は強くなっているなと感じていました。

だったらそれを逆手にとって、自分がこうしてきたんだからこれが正しいという気持ちを一旦捨ててみてください。
彼らや一番やりやすく、2人で最短でゴールにたどり着ける方法をはじめに意思疎通しておくのが良いです。

過去に出会った新入社員にヒアリングをしたところ、下記のような意見が上がりました。

・自分が取ったメモより先輩が作った資料をもとに教えてもらいたい
・メモを取らなくても覚えられるから取りたくない、とっても見返さない
・一通り話を聞いてからまとめたい
・メモを取る意味がわからないから教えて欲しい、、、、
・実際に手を動かして作業しながら、教えてもらってからだで覚えたい、など。

「なんでメモ取らないんだよ・・・」という気持ちとってもよくわかります。
でもそんなことでストレスを溜めて、その新入社員の教育が滞り、育たなくっては自分のためにもなりません。

メモの役割を教えなければ取る意味はない

ここで1つ私の体験談を紹介させてください。
新入社員に、メモを取ってもらうことで完全に安心しきってしまった私の失敗談です。

メモ魔のAくん

新入社員Aくんはとても熱心にメモをとっていて、毎日何十枚にもなったメモ用紙を持ち帰ります。
そして翌朝綺麗にまとまったノートを持参するのでした。

特に私はマニュアルなど作成せず、OJTでやって見せて、その後同じようにやってもらい、それを監督する感じでした。
というのも、人が急にやめて大急ぎで雇ったAくんなので入社早々OJTで仕事を覚えてもらう他なかったのです。

しかし、何度言っても同じミス。
何度教えても、「すみませんできませんでした。」の返事。

時間に追われる仕事だったので、その原因を追求する時間をしっかり取れず。
内心、何度も同じことを言わせないでくれよ。
そういう気持ちでした。

あたふたしながら綺麗にまとめていたノートをペラペラめくるも、答えがみつからないAくん。
彼のノートを見ると、あらびっくり。
間違ったことばかりが書かれていました。

私はメモを取る姿と、「はい」、「わかりました」、「質問は特にありません」などなどの言葉に、うっかり安心をしてしまっていました。

Aくんに最適だった仕事の教え方

結局Aくんは、私の話を聞きながらとったメモを家に帰ってまとめては見るものの本質が理解できない。
みんな忙しそうなので昨日のことをもう一度聞くこともできない。

そんな感じでした。

そんなAくんに最適だった教え方はこちらが作ったマニュアルをまず渡すこと。
その方が信頼できるし見返しても意味がわかる、と。

渡したマニュアルに沿って私がやる姿を見せ、そこで質問があれば質問してもらう。
そこでマニュアルに足らないことをメモを取る。

この方法で落ち着いたのでした。

メモの本当の役割

仕事に置いて、メモを取ることの役割ってなんでしょうか。

それはズバリ、経験したことを自分の知識や技にする為の道具ではないでしょうか。

この、メモを取ることの意味、とったメモがその新入社員にとってどう良いことがあるのか、どう活用すれば仕事に役立つのかをきちんと伝える必要があります。

ただ、作業の手順を教育係りが口頭でいうからそれをメモしろ！
というのであれば、正直、教育係りの社員が手順書を作ったほうが信頼度が高いです。

お互いが共通のツールで仕事を進めるのでミスがどうとか、言った言わないもないしシンプルですよね。

そうではなくて、
“マニュアルにはこういう手順で書いてある仕事の進め方を、先輩はさらにスピードが上がるようこういう方法をとっていた。”
“この仕事のこの行程の時に先輩が過去のトラブル経験から学んだことを話してくれた。”

新入社員はOJTを通して、上記のような事を自分の今後の仕事の向き合い方や、やり方に役立てる為にメモを取るべき。

大事な仕事の行程に関して「前にも言ったよね？」は無責任です。
大事なことはメモで全部記録させるのではなく、ぜひ先輩社員が自ら責任を作ったものを渡してあげてください。

そしてメモを取るという行為は、彼らがマニュアル外で個人の力を発揮する為のツールとして採用を勧めてあげてはいかがでしょうか。

まとめ

いかがでしたか。
新入社員がメモを取らないことにイライラする気持ちとてもよくわかります。
まず、メモを取る、取らない以前に、新入社員と教育係りの最大の使命はその新入社員の独り立ちであることを共通認識として持つこと。

私の職場で出会った、メモを取りまくるが仕事が一向に覚えられないAくんの事例にもあるように、ただメモをとれば仕事が覚えられるというわけではありません。

最終目的地である独り立ちの為にメモを取るのが必要なのか、またそもそもなぜメモを取ることが必要なのかを新入社員へは説明する必要性をお伝えしました。

メモを取らない新入社員にイライラするだけではなく、メモを取るべきであるその意味をしっかり伝えてあげることも先輩社員や教育係の役目の一つではないでしょうか。